福利小屋
2023/10/16阅读数(8202)评论数(0)
进销存系统 - 采购单功能，主要协助您完成本地商品的采购进货。
优麦云系统的采购流程如下：
+
创建了采购计划后，您可以直接在此生成对应采购单、标记采购单是否已下单、申请采购付款、并将采购到货的库存入库。
已创建的采购单共分五种状态：待审核、待下单、待到货、已完成、已作废。您可以在此统一查看管理这些采购单，并处理不同状态的采购单。
具体使用方法如下：
一、生成采购单
生成采购单，是采购商品的第一步。系统中一共有 2 种生成方式：由采购计划生成 + 直接添加采购单。
1、由采购计划生成
具体操作详情请看：采购计划 - 使用帮助
2、直接添加采购单
点击【添加采购单】，进入采购单生成页面；
+
在生成采购单时，采购仓库、供应商和分摊方式是必填项，其他信息为选填项，可根据实际情况选择填写。
我们以重庆1号仓库，款到发货形式，从拼多多采购200件本地商品：可乐为例。
首先选择采购仓库：重庆1号仓库
小提示：
1、我们只能选择已经录入到系统中的仓库，无法自己填写其他仓库名称。
2、采购仓库一经确定，无法再次更改。
+
接着选择供应商。
点击供应商右侧的选择按钮，进入供应商选择页面；
+
找到要添加的供应商：拼多多，点击其右侧的【+】添加按钮，进行添加；
添加后采购单会自动填充该供应商的联系人、联系方式。
小提示：一个采购单只能添加一个供应商，添加并确定后，无法再次更改。
+
添加后回到“添加采购单”页面，进一步选择结算方式。
结算方式一共有五种：货到付款、款到发货、分期付款、定期月结和定期半月结。系统默认款到发货。
我们此次选择：款到发货。
+
接着选择采购币种（可选可不选，不选默认人民币）。
系统中一共有十国币种可供选择，此次我们采购可乐选择：人民币。
小提示：每个仓库有自己统一的计算基准货币，如果选择的货币和采购仓库的货币不一致，在入库时，系统会自动将其换算成该仓库的基准货币，换算汇率基于当天的中国人民银行。
+
接着是运费和其他费用（可填可不填）。
由于现在不知道这两项费用，此次我们选择：不填。
+
最后，选择费用分摊方式。
分摊方式一共有三种：数量、金额或不分摊。
我们此次选择：数量，按采购数量进行分摊。
+
以上信息都添加好后，接下来我们来添加采购商品。
点击【添加采购商品】，进入商品添加页面；
+
通过上方查询栏，找到我们要采购的商品：可乐，
点击商品右侧的【+】添加按钮，进行添加；
小提示：如果一次采购多个商品，分别添加即可。
+
添加后，返回“添加采购单”页面，
填写好采购数量：200，采购单价：1.5，填写好后系统会自动计算本次采购总价；
+
如果有的商品不想要采购了，可以点击右侧的删除按钮，进行删除。
+
确认好所有信息无误后，点击【确定】，完成本次采购单的生成。
+
生成的采购单会自动转入待审核列表，状态同步更新为：待审核。
+
二、审核采购单
审核采购单，是采购商品的第二步，这一步一般是由管理员来完成。管理员可以在待审核列表中，查看处理需要审核的采购单。
审核采购单一共有 2 种方式：单个审核 + 批量审核通过。
1、单个审核
单个审核一共有 3 个操作：直接通过审核、编辑采购单、删除采购单。
1）直接通过审核
以审核刚刚生成的可乐采购单为例。
进入待审核列表，
找到可乐的采购单，点击采购单右侧的【详情】，进入审核采购详情，包括采购量、单价、供应商等等；
小提示：当待审核采购单较多时，我们可以通过上方查询栏，找到要处理的采购单。
+
或者点击采购单左侧的【+】按钮，展开查看采购单详情；
+
确认采购信息无误后，点击采购单右侧操作按钮，选择【通过审核】，完成本次审核；
审核通过后，该采购单会自动转入待下单列表，采购单状态同步更新为：待下单。
+
2）编辑采购单
如果当前采购单信息有误，可以直接点击【编辑】，进入修改采购单的信息。
小提示：已经生成的采购单，不支持修改采购仓库和供应商。
+
修改采购单：
+
3）删除采购单
如果审核时，发现不需要采购了，我们可以直接删除采购单。
小提示：
1、删除后不可恢复，还请谨慎操作；
2、如果该采购单由采购计划生成，则该采购计划会重置为 “待采购”。
+
2、批量审核通过
如果有多个采购单需要直接通过审核，可以采用批量操作。
选中要通过审核的采购单，点击【批量审核通过】，即可完成审核。
+
三、采购下单
当采购单已经生成并审核通过后，我们就可以进行采购商品的第三步：采购下单，也就是将采购需求给到供应商。
采购下单一共有三个操作：下单标记、申请付款、作废采购单；
特别说明：
1、优麦云暂时不支持对接供应商系统，因此下单功能目前只是标记已下单；
2、根据结算方式的不同，申请付款的顺序也会有差别，比如：款到发货，则可以直接在标记下单时申请付款，如果是货到付款，则可以在到货入库后，再申请付款等等。各个采购单状态下提交付款申请的操作一致。
以我们刚刚通过审核的可乐采购单为例，
因它的结算方式是款到发货，因此我们需要先申请付款，然后将采购单标记为已下单。
小提示：如果采购单结算方式是货到付款，可以跳过【申请付款】操作，直接标记下单。
1、申请付款（款到发货）
进入待下单列表，
找到可乐采购单，点击采购单右侧的【详情】，进入填写本次采购的运费及其他费用，并确认采购信息；
+
进入采购单详情页面，
输入运费：80，其他费用：10，根据实际情况选择是否添加备注，并确认其他信息是否有误；
+
确认无误后，点击【确定】，保存信息；
+
回到待下单列表，
点击采购单右侧【操作】，选择【申请付款】，进入提交付款申请；
+
进入申请付款页面，依次填入申请金额。
本次采购选择一次性付清。
小提示：系统支持多批次申请，重复点击【申请付款】，提交申请即可。
+
确认无误后，点击【确定】，提交付款申请。
+
提交后，采购付款功能中会出现该笔付款申请，由仓库财务确认并处理。
同时该采购单的付款状态同步更新为：已申请。
小提示：
1、提交了付款申请后，该采购单就不支持作废和再次修改费用信息了，因此还请确认付款费用信息无误后再提交申请；
2、审核付款申请并付款，请参考：采购付款 - 使用帮助。
+
2、下单标记
当我们将采购需求下单给供应商之后，我们就可以在系统中同步标记状态。
找到对应采购单，点击右侧【操作】，选择【下单】，将采购单标记下单；
+
操作下单后，该采购单将转入待到货列表，状态同步更新为：待到货。
+
批量下单
当我们有多个采购单要操作下单，也可以批量操作，一键下单标记。
选中要下单的采购单，点击【批量下单】，即可完成操作。
+
3、作废
未到货的可以申请作废，到货或者部分到货的不能作废。
找到要作废的采购单，点击右侧【操作】，选择【作废】，即可作废该采购单。作废后，该采购单会自动转入已作废列表。
小提示：已作废的采购单不可恢复，还请谨慎操作！
+
四、到货入库
当我们将采购需求给到供应商，供应商发货，货物到达仓库时，我们就可以进行采购商品的第四步，也是最后一步：到货入库。
到货入库一共有两个操作：采购入库 + 申请付款。
特别说明：
1、采购入库一共有三种操作：一次性入库 + 分批次入库 + 提前结束入库。
2、由于结算方式不同，采购单的付款申请也十分灵活，根据实际情况提交付款申请即可，提交方式都一致，就不再做详细说明。
1、一次性入库
还是以刚刚操作下单的可乐采购单为例，
假设供应商已经全部发货，且货物已经送到我们仓库，此时我们可以一次性入库。
进入待到货列表，
找到要可乐采购单，点击右侧【操作】-【详情】按钮，或者左侧【+】，看一下采购单信息；
+
之后点击右侧【操作】，选择【到货】，进入操作入库；
+
进入“采购单到货”页面，
点击【到货入库】，进入库存入库详细操作页面；
小提示：除了在待到货列表查看采购单详情，我们也可以在这里查看采购单详情。
+
进入“到货入库”页面，
分别选择良品和次品的库存入库仓位；
填入对应入库量；
小提示：如果要入库到多个仓位，点击仓位右侧的【+ /-】，即可添减仓位。
+
填写完成后，确认所有信息无误，之后点击【确定】，完成入库信息填写；
+
到货商品无次品也可点击【自动到货入库】，一键完成采购单自动到货入库
+
回到“采购单到货”页面，我们可以在这里再次核对入库信息。
鼠标悬停 “本次货良品量” 或 “本次货次品量”，可以查看到入库的仓位，和对应的库存数量。
+
确认所有信息无误后，点击【确定】，完成本次采购。
+
当所有采购量都到货入库后，该采购单会自动转入已完成列表，采购单状态同步更新为：已完成。
+
2、分批次入库
当采购的商品是分批次发货，或者其他原因导致无法一次性入库，我们可以分批次操作采购到货入库。
点击【到货】，重复操作即可。
+
3、提前结束到货
当采购的商品因某些原因，无法完全到货，我们可以操作结束入库，提前标记完成本次采购。
点击【结束到货】，即可标记完成采购单。
小提示：操作【结束到货】后，该采购单会自动转入已完成列表，且无法再次编辑。
+
